Инкассация денежных средств: каким предприятиям требуется
Инкассация – это охраняемая перевозка и сопровождение грузов. Она подразумевает не только перевозку наличных средств. Это транспортировка любых других ценностей, важных для предприятия документов. Такая услуга оправдана при перевозке под охраной инкассаторов ценных грузов между филиалами компании и головным офисом.
Каким предприятиям необходима инкассация
Такая услуга необходима всем компаниям и организациям, работающим с наличными средствами. В некоторых случаях в силу нормативных актов она обязательна:
Средний и крупный бизнес. Таким предприятиям предписано соблюдать порядок ведения кассовых операций. Он определяет поддержание в кассе определенного лимита наличных денег. Его размер устанавливает руководитель. При его превышении, компания будет оштрафована на солидную сумму – до 50 тысяч рублей.
Малые предприятия. Допускается отсутствие лимита налички на таких предприятиях. Однако в случае, если предел определен руководством, он должен соблюдаться в соответствии с нормой закона. В противном случае штрафа не избежать.
Торговые организации. В кассовых аппаратах таких предприятий, как магазины, кафе, развлекательные центры, к концу дня скапливается выручка в наличных деньгах. Ее необходимо перевезти в банк, где она будет зачислена на расчетный счет. Такую работу нецелесообразно перекладывать на плечи физической охраны предприятия – это опасно для охранников и не гарантирует сохранности ценного груза.
ИП. Хотя эта категория предпринимателей не обязана устанавливать лимит наличности в кассе, а излишки отправлять в финансовую организацию, при успешном развитии бизнеса необходимость воспользоваться услугой инкассации рано или поздно возникает. Когда речь идет о приличных суммах, имеет смысл заказать услугу инкассации.
Кто осуществляет инкассацию
Это прерогатива специальных подразделений банков и инкассаторских компаний, имеющих соответствующую лицензию. Заказчики заключают с ними договор и оплачивают оказываемую услугу. Она может быть определена в виде фиксированной ставки или определенного процента от перевозимой суммы.
Охранные агентства не имеют права на законных основаниях заниматься инкассацией, поскольку она относится к сфере банковских отношений. Однако они могут, и это оговаривается в Законе об охранной деятельности, предоставлять инкассаторам вооруженную или невооруженную охрану на основании договора на охранные услуги, заключенного с банком.
К неоспоримым достоинствам инкассации специальной службой большинство заказчиков относят материальную ответственность таких копаний за доставляемые ценные грузы и денежные средства.
Какая сумма необходима для инкассации
Эта услуга не зависит от суммы наличных средств. К примеру, вы решили внести на свой расчетный счет 2 миллиона рублей, а спустя два дня у вас собралась выручка еще в 200 тысяч рублей. Вы имеете полное право и эту сумму отправить в банк.
Как правило, инкассацией пользуются для внесения на счет крупных сумм. Нести в сумке по городу или в общественном транспорте 100-200 тысяч рублей небезопасно. Впрочем, и на предприятии оставлять их не стоит. Ограничений в инкассации нет, вы можете вносить таким способом на счет удобные вам суммы.
Как подготовиться к процедуре инкассации
Впервые заказывая такую услугу, необходимо провести серьезную подготовку, которая может занять около месяца. Поэтому следует начать процесс заблаговременно. Вам предстоит сделать три шага:
1. Подать заявку. Связаться с сотрудниками банка по телефону либо заполнить стандартную форму на сайте.
2. Уточнить стоимость и порядок оплаты услуги. Большинство финансовых организаций на сайтах публикуют свои тарифы. В этом случае заказчик может самостоятельно ее рассчитать. Иногда вопрос оплаты услуг решается в индивидуальном порядке: он зависит от суммы средств, перемещаемых под охраной, и ряда других условий. Банковские сотрудники рекомендуют рассчитывать на 500-800 руб. за выезд и дополнительно от 0,1 до 2% от перевозимой суммы. Нередко банки предоставляют скидки. Обычно это происходит, когда инкассацию клиент заказывает в банке, где у него открыт счет.
3. Заключить договор на оказание услуг. Такой договор можно оформить в своем банке либо в сторонней инкассаторской компании. В последнем случае договор будет трехсторонним. Его сторонами станут предприниматель, служба инкассаторов и обслуживающий счет банк. Во время подписания договора утверждается график работы инкассаторской службы. В договоре должен быть пункт, определяющий гарантии материальной ответственности инкассаторов. При утере денежных средств клиенту гарантировано их возмещение в полном объеме.
До приезда инкассатора собрать наличность, пересчитать ее, упаковать.
Сотрудник предприятия, отвечающий за передачу ценного груза, обязан проверить у инкассатора документы.
Заказчик заполняет три экземпляра сопроводительной ведомости, накладную, квитанцию, регистр транзакций. Документы заверяют печатями и подписями.
Деньги помещают в сумку-сейф, инкассатор демонстрирует ответственному лицу образец пломбы, после чего сумка пломбируется.
Деньги, драгоценные металлы, важные документы перевозят на бронированном автомобиле в банк. После того как наличные средства будут пересчитаны, их отправляют на расчетный счет заказчика.
Инкассатор не обязан сверять соответствие суммы в сумке с указанной в документах. Это зона ответственности сотрудника предприятия, который отвечает за подготовку инкассации. Если при пересчете будет обнаружена недостача или излишки средств, инкассаторы, осуществлявшие перевозку, ответственности за это не несут.
